Privacyverklaring voor sollicitanten Omring
Toelichting
Omring vindt de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer jij bij Omring solliciteert, verwerkt Omring jouw persoonsgegevens daarom conform de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Onder het verwerken van persoonsgegevens wordt verstaan alle handelingen die Omring met jouw gegevens kan uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, bewerken, doorsturen, ordenen, verspreiden, bewaren en vernietigen van gegevens.
Deze privacyverklaring is bedoeld om jou te informeren over de manier waarop Omring met jouw persoonsgegevens omgaat en is van toepassing op de sollicitatieactiviteiten van Omring. De privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast om aan de veranderende privacyregels te blijven voldoen.
In de bijlage zie je specifieke informatie over de werking van onze website (cookies).
De NVP Sollicitatiecode
Omring committeert zich aan de richtlijnen uit de sollicitatiecode van de NvP (Netwerk voor HR-Professionals) zie:https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/). De NVP Sollicitatiecode is een gedragscode en bevat basisregels die naar het oordeel van NVP, in acht behoren te nemen bij de werving & Selectie ter vervulling van de vacatures. Het doel is een transparante en eerlijke werving en selectie. In het kader van gegevensbescherming zijn er een aantal normen uit deze code welke Omring ook volgt.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Omring verwerkt de persoonsgegevens die jij door middel van een formulier, aangehecht/bijgevoegd cv en motivatiebrief via: www.werkenbijomring.nl aan Omring doorgeeft. Ook verwerkt Omring de gegevens die wij van jou krijgen uit persoonlijke contacten, telefoongesprekken, brieven en/of e-mails in het kader van sollicitaties. Het gaat hierbij om persoonsgegevens verkregen in het kader van zowel open sollicitaties, als sollicitaties voor bestaande vacatures. Omring verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te beoordelen of jij een geschikte kandidaat bent voor de functie waarop jij solliciteert.
De volgende persoonsgegevens worden door Omring verwerkt: personalia, contactgegevens, cv en motivatiebrief. Wanneer het in verband met bijzondere omstandigheden toch noodzakelijk is om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zal Omring voldoen aan de voorwaarden die hiervoor gelden en jou daarover informeren.
Wanneer dit relevant en noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie waarop jij solliciteert, kan Omring jouw profiel(en) op social media raadplegen. Omring kan alleen besluiten tot het raadplegen van jouw profiel(en) op sociale media, als jij solliciteert op een functie in de zorg of op een functie waarbij de kans bestaat dat jij in aanraking zult komen met gevoelige informatie over Omring, haar medewerkers en/of haar cliënten. Omring zal alleen de gegevens raadplegen die relevant zijn om te kunnen beoordelen of jij geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert. Als Omring jouw profiel(en) op sociale media heeft geraadpleegd, zal zij de resultaten daarvan met jou bespreken.
Omring maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Waarvoor gebruiken we jouw gegevens
De persoonsgegevens die jij aan Omring doorgeeft, worden door Omring alleen gebruikt voor de sollicitatieprocedure en de daaropvolgende anonieme managementrapportages. De sollicitatieprocedure bestaat uit:
- het vergelijken van persoonsgegevens van sollicitanten met de huidige vacatures bij Omring;
- het opnemen van contact met sollicitanten om sollicitatiegesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken in te plannen;
- het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures;
- het (laten) uitvoeren van een (psychologische) test/assessment (alleen na akkoord sollicitant);
- Het opvragen van referenten contactgegevens zodat Omring deze – met akkoord van de sollicitant – referenties kan inwinnen.
- het opstellen van geanonimiseerde statistische data zoals het aantal sollicitanten per vacature en de doorloopsnelheid van vacatures.
Hoe lang bewaren we jouw gegevens
Omring bewaart jouw persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure. Voor zover van toepassing worden gegevens afkomstig van een sollicitant binnen vier weken na de afwijzing teruggezonden of vernietigd. Wanneer je hier schriftelijk mee akkoord bent gegaan, worden jouw persoonsgegevens een jaar langer in onze talentpool bewaard voor het geval er alsnog een geschikte vacature ontstaat. Elk opvolgend jaar wordt hiervoor opnieuw toestemming gevraagd, en worden gegevens geactualiseerd. Ben je hiermee niet akkoord dan worden jouw gegevens uiterlijk nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd of afgerond, vernietigd.
Omring kan jouw gegevens langer bewaren in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer je een klacht hebt ingediend over de sollicitatieprocedure. In dat geval informeert Omring jou hierover. Wanneer de klacht is afgehandeld verwijderen wij jouw gegevens.
Omring verwerkt jouw persoonsgegevens die jij in het kader van de sollicitatieprocedure hebt verstrekt, omdat dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure en om jouw geschiktheid voor de functie waarop jij solliciteert te kunnen beoordelen.
(Psychologische) test /(ontwikkel) assessment
Wanneer een (psychologische) test / (ontwikkel) assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, meldt Omring dit vooraf in de vacaturetekst. De vacaturetekst vermeldt tevens het doel waarvoor de test plaatsvindt. Als je wordt uitgenodigd voor een test of assessment, geeft Omring jouw naam, e-mailadres, geboortedatum en geslacht door aan de organisatie die door Omring wordt ingeschakeld voor het afnemen van de test of assessment. Omring zal met deze organisatie een overeenkomst sluiten waarin onder meer wordt opgenomen dat deze organisatie jouw gegevens vertrouwelijk behandelt en niet langer dan 4 weken bewaart. De organisatie stuur de uitslag van de test of assessment per e-mail naar jou toe. Alleen wanneer je als kandidaat akkoord geeft aan de organisatie, worden de uitslagen / resultaten gedeeld met Omring. De uitslagen / resultaten worden uitsluitend ingezien door de medewerkers van Omring die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. De uitslagen / resultaten worden bewaard wanneer indiensttreding volgt in het dossier van de medewerker. In geval de sollicitatieprocedure niet wordt voortgezet worden de uitslagen / resultaten verwijderd uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd.
Delen van jouw gegevens
Omring stuurt alleen persoonsgegevens van jou door aan derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure of wanneer zij hiertoe wettelijk verplicht is. Omring zorgt ervoor dat er in dat geval zo min mogelijk gegevens worden doorgestuurd. Bovendien heeft Omring een (verwerkers)overeenkomst gesloten met eventuele derde partijen zodat jouw gegevens vertrouwelijk en conform de wetgeving worden behandeld.
Omring Flex
Omring kan je persoonsgegevens delen met Omring Flex (onderdeel van Omring) op het moment dat wij verwachten dat de sollicitatie beter bij hen past. Dit met als doel om jou als kandidaat op de best passende plek binnen de organisatie te plaatsen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar fg@omring.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we je om in deze kopie jouw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit, ter bescherming van jouw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk na vier weken, op jouw verzoek. Na het afhandelen van jouw verzoek, vernietigen/verwijderen wij direct jouw kopie identiteitsbewijs. Wanneer Omring als gevolg van verwijderen van gegevens over onvoldoende persoonsgegevens beschikt om de sollicitatieprocedure nog te kunnen doorlopen, kan zij de procedure beëindigen.
Veiligheid en opslag persoonsgegevens
Vanwege de aard en inhoud van onze dienstverlening staat jouuw privacy voorop en hebben we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alleen daartoe geautoriseerde medewerkers jouw persoonsgegevens verwerken.
De toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt tot de medewerkers van Omring die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Dit zijn de medewerkers van recruitment, P&O en de beoogde leidinggevende(n). De medewerkers van Omring zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van sollicitanten die bij Omring solliciteren of informatie opvragen over bepaalde vacatures of de sollicitatieprocedure.
Omring maakt gebruik van up-to-date technische (beveiliging) systematieken en software om verlies of onrechtmatige toegang (bijvoorbeeld hacking, phishing of diefstal) zoveel mogelijk in te perken. Jouw persoonsgegevens worden alleen op servers opgeslagen die zich in Nederland bevinden. Er vindt uitdrukkelijk geen data-overdracht plaats buiten Europa.
Omring maakt gebruik van de zogenaamde “tweestapsverificatie” om de vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van jouw persoonsgegevens in ons recruitmentsysteem te waarborgen. Zij heeft organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat alleen de medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, over jouw gegevens kunnen beschikken. Daarnaast heeft zij beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om jouw gegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging of verlies. Omring streeft ernaar haar beveiligingsprocedures uit te breiden zodra er nieuwe technologieën beschikbaar worden.
Mocht er onverhoopt, ondanks alle getroffen technische maatregelen, sprake zijn van een datalek waarbij jouw persoonsgegevens betrokken zijn, zullen wij jou en de Autoriteit Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk informeren. Daarbij nemen wij de voorwaarden, die gelden bij een dergelijke melding, onder opgave van de dan bekende, relevante informatie in acht. Tevens zullen wij al die maatregelen nemen om verdere schade of gevolgen, voor zover binnen onze invloed, te voorkomen dan wel te beperken.
Vergewisplicht
Op grond van de ‘Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg’ is Omring verplicht om te controleren of jij geschikt bent om zorg te verlenen. Hiervoor doet zij onderzoek naar jouw arbeidsverleden. Omring raadpleegt het BIG-register en doet navraag bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie IGJ). Ook vraagt Omring jou om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Daarnaast kan Omring referenties opvragen bij jouw vorige werkgevers. Voordat Omring referenties opvraagt, zal zij jou daarover toestemming vragen en informeren.
Wat doe je als je privacy is geschonden
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Vind je dat wij niet zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met ons via fg@omring.nl.
Ben je niet tevreden over de afhandeling? Dan kun je een klacht indienen of bezwaar aantekenen. Je schrijft dan een brief aan de Raad van Bestuur, ter attentie van de Functionaris Gegevensbescherming. Je geeft aan waar je het niet mee eens bent. Je ontvangt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes weken een brief.
Is volgens jou de wet niet zorgvuldig nageleefd en kom je er met Omring niet uit? Neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is een onafhankelijke organisatie, die beoordeelt en toeziet op een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens. Meer informatie lees je op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Vragen
Voor een volledig beeld van jouw rechten en onze plichten voor gegevensverwerking verwijzen we je naar de tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de cookiebepaling in de Telecom wet en e-Privacy wetgeving.
Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over de veilige verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via fg@omring.nl.
Wijziging privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan door Omring te allen tijde worden gewijzigd, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd. Zodra er een wijziging in de privacyverklaring wordt doorgevoerd, wordt hiervan een bericht geplaatst op de website www.werkenbijomring.nl.
Wij hebben onze privacyverklaring op 28 april 2021 voor het laatst gewijzigd.
Cookies
Sommige delen van de Werkenbij website van Omring kunnen cookies bevatten. Cookies zijn kleine stukjes informatie (bestandjes) die een website op jouw computer, tablet of mobiele telefoon achterlaat. Deze cookies worden gebruikt om de website van Omring beter te laten functioneren en het websitebezoek te monitoren. Cookies worden niet gebruikt om persoonlijke informatie te verkrijgen noch op te slaan, tenzij je hier bij het accepteren van de cookie-verklaring toestemming voor hebt gegeven.
Functionele cookies
Werkenbijomring.nl plaatst een aantal functionele cookies. Deze worden gebruikt zodat uw gebruik van de website eenvoudiger wordt. Je kunt hierbij denken aan resolutie en lettertype. Deze cookies worden maximaal 1 jaar bewaard.
|
Door wie geplaatst? |
Met wie gedeeld? |
|
werkenbijomring.nl |
We delen uw informatie niet met derden. |
Analytische cookies
Door plaatsing van deze cookies krijgen wij als organisatie informatie over het gebruik van website en waar de websitebezoekers vandaan komen. Deze kennis wordt gebruikt om de website te verbeteren. Gericht op de privacy van jou als websitebezoeker, hebben we het anonimiseren van IP-adressen aangezet. Dit betekent dat uw IP-adres niet naar Google Analytics wordt gestuurd en ook niet gebruikt wordt door derden. Deze cookies worden maximaal 2 jaar bewaard.
|
Door wie geplaatst? |
Met wie gedeeld? |
Meer weten? |
|
Google.nl |
Google (Analytics) deelt anonieme data met derden. |
Marketing Cookies
Werkenbijomring.nl maakt gebruik van marketing cookies. Deze cookies bevatten informatie over individueel surfgedrag en stellen profielen op basis van die informatie. Vervolgens wordt deze informatie gebruikt voor advertentie-doeleinden:
- het bijhouden van welke advertenties u al heeft gezien om te voorkomen dat u steeds dezelfde advertentie te zien krijgt
- het meten van de campagnes en advertenties
- het tonen van relevante, persoonlijk en gerichte advertenties.
De website maakt gebruik van Facebook en Google pixels. Deze pixels werken samen met de marketing cookies om informatie te verzamelen. Gezamenlijk zorgen ze ervoor dat u relevante content krijgt aangeboden op de kanalen van Facebook, Google, Youtube en social media-buttons.
Een Facebook Pixel kan worden ingezet, met jouw toestemming, zodat we je via Facebook op de hoogte kunnen houden via relevante advertenties en aanbiedingen van Werken-bij Omring. De cookie bevat alleen informatie wanneer u onze website heeft bezocht.
|
Door wie geplaatst? |
Met wie gedeeld? |
Meer weten? |
|
|
|
https://www.facebook.com/help/cookies/ |
Een Google pixel kan ook worden ingezet, met jouw toestemming, zodat we je via Google relevante advertenties en aanbiedingen van Werken-bij Omring kunnen aanbieden.
|
Door wie geplaatst? |
Met wie gedeeld? |
Meer weten? |
|
|
|
https://policies.google.com/privacy |
YouTube
Door plaatsing van deze cookies kunt video’s bekijken die op de website worden getoond. Deze cookies worden maximaal 2 jaar bewaard.
|
Door wie geplaatst? |
Met wie gedeeld? |
Meer weten? |
|
Youtube.com |
We delen jouw informatie niet met derden. |
Social media-buttons
Als je een pagina of vacature van Omring.nl deelt via Facebook, Twitter of LinkedIn, dan wordt er een cookie geplaatst. Omdat de cookies door het betreffende social media kanaal wordt geplaatst, hebben wij geen controle op de inhoud van de cookies. Hoe lang ze bewaard blijven, hangt af van de keuzes van de sociale netwerken. Omring heeft hier geen invloed op.
|
Door wie geplaatst? |
Meer weten? |
|
Facebook.com, Twitter.com, |
Omring maakt gebruik van WhatsApp om met jou in contact te komen. Dit gebeurt uitsluitend wanneer jij als kandidaat zelf contact zoekt via WhatsApp met een medewerker van Omring. Omring is niet verantwoordelijk voor gegevens die door WhatsApp zelf worden verwerkt. We adviseren je het privacybeleid van WhatsApp te raadplegen voor meer informatie.
Microsoft Clarity
Omring maakt gebruik van Microsoft Clarity om heatmaps en recordings van bezoeken vast te leggen. Hiermee kunnen we zien hoe onze website gebruikt wordt en aan de hand van die informatie kunnen we de gebruikerservaring verbeteren.
|
Door wie geplaatst? |
Met wie gedeeld? |
Meer weten? |
|
Microsoft |
Microsoft |
